Aktualności

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej jeżeli informacja publiczna nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium, udostępnia się ją na wniosek. Informacja publiczna, która może być udostępniona niezwłocznie podlega udostępnieniu w formie ustnej bądź pisemnej bez pisemnego wniosku.

Jasne jest, że zgodnie z tymi regulacjami organ zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej może tego dokonać w dwojaki sposób. Przede wszystkim „od ręki” – w sytuacji, gdy żądana informacja może być udostępniona niezwłocznie, a więc nie wymaga dokonywania żadnych skomplikowanych czynności prowadzących do zebrania i udostępnienia informacji.

W takich okolicznościach udostępnienie informacji publicznej następuje w drodze tzw. czynności materialno-technicznej, niebędącej decyzją administracyjną. Drugie z przewidzianych prawem postępowań toczy się w sprawie wydania decyzji administracyjnej odmawiającej udostępnienia informacji publicznej lub umarzającej postępowanie.

Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie następuje w drodze decyzji. Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej do decyzji tej stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym, że jej uzasadnienie zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji. Ponadto na rozpoznanie odwołania od takiej decyzji właściwy organ ma 14 dni.

Sposoby załatwienia wniosku o udostępnienie informacji publicznej

Należy pamiętać, że zgodnie z orzecznictwem sądowym jeżeli wnioskowana informacja rzeczywiście jest informacją publiczną, organ powinien załatwić wniosek o jej udostępnienie przekazując żądaną informację lub decyzją administracyjną odmówić udostępnienia, ewentualnie umorzyć postępowanie. Jakakolwiek inna forma zakończenia tego typu spraw jest niedopuszczalna.

Istotą decyzji administracyjnej jest rozstrzygnięcie na podstawie przepisów prawa indywidualnej sprawy konkretnej osoby. Przykładami decyzji administracyjnej są: przyznanie dodatku mieszkaniowego, pozwolenie na budowę, zezwolenie na sprzedaż alkoholu etc.

Wydawanie decyzji administracyjnych najczęściej kojarzone jest z działalnością organów administracji państwowej (np. ministra, burmistrza, starosty). Dlatego też pewne wątpliwości może budzić pytanie, w jaki sposób podmioty zobowiązane do udostępnienie informacji publicznej, a niebędące organami władzy (np. fundacje, stowarzyszenia), odmawiają udostępnienia. Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej podmioty niebędące organami władzy publicznej również odmawiają dostępu do informacji publicznej w formie decyzji. W takich sytuacjach także dochodzi do indywidualnego rozstrzygnięcia sprawy konkretnej osoby wnioskującej o udostępnienie informacji publicznej.

Stąd też, odnosząc na gruncie spraw dotyczących dostępu do informacji publicznej, decyzja administracyjna będzie władczym, jednostronnym oświadczeniem woli organu administracji lub innego podmiotu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej opartym na przepisach ustawy o dostępie do informacji publicznej dotyczącą odmowy dostępu do tego typu informacji lub umarzającą postępowanie administracyjne w zakresie dostępu.

Warto wskazać, że sądy administracyjne za jedyny dopuszczalny powód umorzenia postępowania ws. dostępu do informacji publicznej uznają niemożność udostępnienia informacji w formie, w jakiej życzy sobie tego wnioskodawca. Jednak przed wydaniem takiej decyzji należy wezwać wnioskodawcę do zdecydowania, czy chce otrzymać informacje w formie innej niż wnioskowana – możliwa do realizacji przez podmiot udostępniający.

Wszystkie podmioty zobowiązane do udostepnienia informacji publicznej odmawiają tej czynności lub umarzają postępowanie o udostępnienie w formie decyzji administracyjnej. Zasada ta dotyczy także podmiotów niebędących organami władzy publicznej. Dzięki temu każda decyzja odmowna czy umarzająca podlega kontroli w toku postępowania administracyjnego lub sądowo-administracyjnego.

W uzyskiwaniu dostępu do informacji publicznej warto pamiętać, że jest to postępowanie odformalizowane – o co za tym idzie w jego przebiegu dużo zależy od pozytywnego nastawienia do siebie obydwu stron: wnioskodawcy i podmiotu zobowiązanego do udostępnienia.

Dlatego w przypadku, gdy w odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej podmiot odpowiada pismem, w którym żąda np. potwierdzenia, że osoba występująca z wnioskiem w imieniu osoby prawnej jest uprawniona do reprezentacji warto pozytywnie odpowiedzieć na tego typu prośby.

Oczywiście nie wynikają one z przepisów prawa, jednak nie stanowią – zwłaszcza w perspektywie ewentualnej deklaracji podmiotu o chęci udzielenia informacji – zbyt dużej uciążliwości. Dopiero w przypadku wydania decyzji odmownej w postępowaniu odwoławczym czy skardze administracyjnej warto wskazać na tego typu zachowania podmiotu zobowiązanego.

Obowiązkowe elementy decyzji

Decyzja wydana w sprawie dostępu do informacji publicznej powinna zawierać wszystkie elementy decyzji administracyjnej określonej w Kodeksie postępowania administracyjnego wraz z danymi przewidzianymi w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Musi zawierać oznaczenie organu i stron postępowania, datę wydania, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie czy i w jakim trybie służy odwołanie od decyzji oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji.

Ponadto uzasadnienie decyzji o odmowie dostępu do informacji publicznej zawiera imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których prywatność lub tajemnicę przedsiębiorstwa wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej.

Ustawowe przesłanki umożliwiające wydanie decyzji odmownej – obok wspomnianej już ochrony prywatności osoby fizycznej oraz tajemnicy przedsiębiorstwa obejmują także potrzebę ochrony tajemnic chronionych ustawowo i informacji niejawnych.

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej co do zasady nie można ograniczać dostępu do informacji o sprawach rozstrzyganych w postępowaniu przed organami państwa, w szczególności w postępowaniu administracyjnym, karnym lub cywilnym, ze względu na ochronę interesu strony, jeżeli postępowanie dotyczy władz publicznych lub innych podmiotów wykonujących zadania publiczne albo osób pełniących funkcje publiczne – w zakresie tych zadań lub funkcji.

Decyzja odmowna – zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego – musi wyjaśniać przyczyny odmowy, nie pozostawiając wątpliwości co do prawidłowości i zasadności rozstrzygnięcia.

Dlatego decyzja taka musi zawierać wszechstronne uzasadnienie faktyczne i prawne – takie, w którym podmiot zobowiązany jasno wytłumaczy przyczynę odmowy bądź umorzenia. Stąd też organ wydający decyzje ma obowiązek wyjaśnić, a nie tylko przytoczyć, czy zacytować przepisy prawa na jakich oparł swoją decyzję oraz wytłumaczyć w jakim sposób te przepisy odnoszą się do stanu faktycznego sprawy.

Uzasadnienie decyzji ma celu przekonanie strony, że jest ona prawidłowa i została podjęta zgodnie z prawem. Dlatego organ jest zobowiązany do objaśnienia stronom zasadności przesłanek, którymi kierował się przy załatwieniu sprawy.

Niedopuszczalne uchybienia

Obowiązek ten nie zostanie spełniony w przypadku, gdy w uzasadnieniu do decyzji organ pominie milczeniem niektóre twierdzenia, nie odniesie się do faktów istotnych dla danej sprawy lub nie przedstawi w sposób wyczerpujący wykładni stosowanych przepisów prawa.

Absolutnie niedopuszczalne jest ogólne powoływanie się przez organ na tajemnicę zawartą w jakimś akcie prawnym, czy też niepodanie przepisów prawa upoważniających do odmowy udostępnienia informacji publicznej.

Warto pamiętać, że nieprawidłowe uzasadnienie decyzji jest jedną z przesłanek jej zaskarżenia we właściwym postępowaniu.

Przykład: Za nieprawidłowe uzasadnienie decyzji w sprawie dostępu do informacji publicznej należy uznać ograniczenie jej do stwierdzeń typu: „na podstawie ustalonego stanu faktycznego organ odmówił dostępu”, „przepisy prawa zabraniają ujawniania tego typu informacji”, „żądana informacja nie jest informacją publiczną”, „organ nie jest uprawniony do udostępnienia informacji”.

Możliwość zakwalifikowania dokumentu jako decyzji administracyjnej

Decyzja administracyjna najczęściej kojarzy się – i słusznie – ze sformalizowanym dokumentem, w którym organ oficjalnie i jednoznacznie rozstrzyga przedłożoną mu kwestię. Niestety w praktyce działalności zwłaszcza organów jednostek samorządu terytorialnego zdarzają się sytuacje, w których organ zwraca się do strony postępowania w formie bardziej przypominającej list, niż decyzję. Niejednokrotnie bardzo trudno jest zakwalifikować tego typu dokumenty do kategorii decyzji administracyjnych. W sprawach o dostęp do informacji niejednokrotnie organ informuje, że nie może udostępnić danej informacji lub nie jest w stanie tego uczynić.

Najczęściej takie „listy” przybierają oficjalną i grzecznościową formę, jednak nie spełniają formalnych wymagań decyzji administracyjnej. Powstaje zatem pytanie, czy tego typu dokumenty nie mogą być kwalifikowane jako decyzja odmawiająca dostępu do informacji lub umarzająca postępowanie.

Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od treści dokumentu skierowanego do strony postępowania o podstęp do informacji publicznej. Bez wątpienia o tym, czy mamy do czynienia z decyzją nie decyduje forma dokumentu, ale jego treść. Stąd też każde pismo pochodzące od organu administracji publicznej, skierowane do strony i w sposób władczy rozstrzygające od prawach lub obowiązkach podmiotów administrowanych w ich sprawach indywidualnych jest decyzją.

Przede wszystkim jeżeli w danym dokumencie rozstrzygnięto istotę sprawy (odmówiono dostępu lub umorzono postępowania) należy uznać, że jest to decyzja administracyjna. Niektóre ze jej składników mają jednak charakter konstytutywny. Ich brak prowadzi zatem nie tyle do wadliwości decyzji, co do jej nieistnienia.

W orzecznictwie sądowym do elementów „kwalifikujących” dokument jako decyzję administracyjną zalicza się:

1) Oznaczenie organu administracji publicznej wydającego akt,

2) Wskazanie adresata aktu, rozstrzygnięcie sprawy

3) Podpis osoby reprezentującej organ administracji.

Ważne jest, aby osoba podpisująca pismo faktycznie była upoważniona do załatwienia tego typu spraw. Każde zatem pismo spełniające te wymogi, o ile jednak jego materia jest materią rozstrzyganą w drodze decyzji (np. odmowa dostępu do informacji publicznej), jest decyzją administracyjną.

Przykład: W odniesieniu do przypadków umorzenia postępowania, rozstrzygnięcie przybierać może postać „zawiadomienia o niecelowości kontynuowania postępowania”, „jego zakończenia” bądź „zamknięcia” z określonych przyczyn, „uchylenia dotychczasowych czynności i zaniechania sprawy”. Natomiast za decyzję odmowną należy uznać „informację o braku podstaw do udostępnienia informacji publicznej”, czy „zawiadomienie o niemożności przekazania żądanych informacji”.