Aktualności

Konfederacja Inicjatyw Pozarządowych Rzeczypospolitej: Organizacje pozarządowe częściowo zrealizowały swój obowiązek sprawozdawczy, sporządzając sprawozdania. Co dalej?
Piotr Kasperkiewicz: Kluczowe jest słowo „częściowo”. Sporządzenie sprawozdania finansowego jest pierwszym etapem procesu wypełniania obowiązku sprawozdawczego. Przygotowany dokument trafia w następnym kroku do zaopiniowania oraz zatwierdzenia przez ograny wskazane w statucie.

Do kiedy należy je przygotować i podpisać?
Ustawa o rachunkowości stanowi, że nie później niż w ciągu 3 miesięcy roku obrotowego, czyli dla większości organizacji do 31 marca. Warto też dodać, że w tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji. W tym roku oczywiście jest inaczej; z uwagi na sytuację związaną z COVID-19 termin został przedłużony o 3 miesiące, czyli do 30 czerwca. Sporządzone sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie zarządu oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Sprawozdanie można podpisać wyłącznie w formie elektronicznej, np. za pomocą profilu ePUAP lub podpisu kwalifikowanego. Procedura zakładania profilu zaufanego oraz podpisywania dokumentów za jego pomocą jest opisana na stronach rządowych:

• https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
• https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany

W jakiej formie jest składane?
Od 2018 roku obowiązuje elektroniczna forma sprawozdania finansowego. Co ważne, organizacje muszą to zrobić w tzw. strukturze logicznej. Specjalny plik xml można wygenerować za pomocą komercyjnych programów księgowych lub na stronie Ministerstwa Finansów za pomocą aplikacji dostępnej na stronie: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step3-company.
Oczywiście potrzebujemy do tego wszystkich niezbędnych danych, tj. informacji dodatkowych, bilansu oraz rachunku zysków i strat. Tak przygotowany plik podpisują osoby, o których mówiłem wcześniej.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Podmiot wskazany w statucie organizacji. A mamy ich sporo do wyboru, bo może to być rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru, lub walne zebranie.

Jak przeprowadza się zatwierdzenie?
Należy podjąć uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie, najczęściej odbywa się to poprzez głosowanie organu wskazanego w statucie organizacji. Po jego zatwierdzeniu odpowiedni organ powinien także zdecydować o podziale zysku lub pokryciu straty, także w formie uchwały. Uchwały są załączane do sprawozdania i stają się jego integralną częścią. Warto także przy omawianiu tych czynności nadmienić, że sprawozdania największych jednostek podlegają badaniu przez biegłych rewidentów. Dotyczy to bardzo niewielu organizacji pozarządowych, ale jeśli taka sytuacja ma miejsce, to przed zatwierdzeniem sprawozdania musi być ono zbadane i zaopiniowane przez biegłego. Taką uchwałę także dołącza się do sprawozdania.

Kiedy należy to zrobić?
Nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli dla większości organizacji do 30 czerwca. Ten termin także został w tym roku przedłużony o 3 miesiące, czyli do 30 września.

A co z podpisem?
Uchwały mogą być także podpisane profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym, ale w obecnym stanie prawnym nie ma takiego obowiązku. Przy wysyłce sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Szefa Krajowej Administracji mogą być także załączone skany odręcznie podpisanych dokumentów.

Co w sytuacji, gdy nie wszyscy chcą się podpisać pod takim brzmieniem sprawozdania?
Mają prawo. W tej sytuacji taki członek zarządu musi sporządzić uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie sporządzone, podpisane i zatwierdzone. Co dalej?
Kolejny krok to jego wysyłka, wraz z uchwałami, do odpowiednich instytucji. Mamy tutaj 2 typy podmiotów i 2 terminy oraz różne metody zamieszczania sprawozdania.

• Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej przekazują sprawozdanie do Urzędu Skarbowego – a precyzyjnie mówiąc Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej – do czego można wykorzystać aplikację e-Sprawozdania Finansowe, narzędzie Ministerstwa Finansów. Muszą to zrobić w ciągu 10 dni od daty jego zatwierdzenia. W tym roku najpóźniej do 10 października.  

• Z kolei organizacje prowadzące działalność gospodarczą muszą dochować terminu przekazania tych dokumentów do KRS (elektronicznie przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl), mają na to 15 dni od daty jego zatwierdzenia. W tym roku najpóźniej do 15 października. Sprawozdanie wysłane do KRS nie jest już składane do urzędu skarbowego (szefa KAS).

Mamy jeszcze organizacja pożytku publicznego
Organizacja pozarządowa, która ma zarejestrowany w KRS status organizacji pożytku publicznego, oprócz wysyłki sprawozdania do KRS lub szefa KAS, ma obowiązek zamieszczenia sprawozdania finansowego oraz merytorycznego w bazie prowadzonej przez Dyrektora Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. Organizacje, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, zamieszczają sprawozdania najpóźniej do 15 lipca, a organizacje, które mają rok obrotowy inny niż kalendarzowy, do 30 listopada. Aktualnie, z uwagi na sytuację związaną z COVID-19, pierwszy termin został wydłużony do 15 października. Warto dodać, że fundacje posiadające status OPP po zamieszczeniu sprawozdania merytorycznego w bazie prowadzonej przez Dyrektora NIW nie mają już obowiązku przesyłania sprawozdania do ministra odpowiedzialnego za nadzór fundacji.

Co dalej? Jakie inne ważne terminy wiążą się z rolą sprawozdania w prawidłowym funkcjonowaniu organizacji?
Jeśli organizacja prawidłowo przeszła przez wszystkie etapy, o których mówiłem, to pozostaje tylko kwestia upubliczniania sprawozdań. Zgodnie z ustawą o wolontariacie podmioty posiadające status OPP podają je do publicznej wiadomości, w tym poprzez umieszczenie na stronie internetowej. Także niektóre organizacje nieposiadające tego statusu, w celu większej transparentności swoich działań, stosują taką praktykę.

Piotr Kasperkiewicz – księgowy specjalizujący się w zagadnieniach finansów III sektora